Entrevista- ISO 9001 em destaque

A ISO 9001 é uma norma de padronização, que tem como objetivo melhorar a gestão de uma empresa, fazendo com que ela desenvolva padrões que venham a garantir uma melhora no funcionamento do empreendimento, gerando uma série de benefícios que irão deixar o negócio ainda mais forte no mercado. Atualmente a ISO é exigida pelas grandes organizações do mundo. E essa realidade vem sendo sentida agora por muitos empresários brasileiros, que só recentemente começaram a implantar o Sistema de Gestão em suas empresas. Sobre o assunto, convidamos o diretor Operacional da RS2 Consultoria, João Marcos Coutinho para esclarecer alguns questionamentos sobre o tema. Confira abaixo a entrevista.

Qual a importância da ISO 9001? E quando ela se tornou tão necessária para as empresas?

A ISO 9001 traz para as empresas diretrizes que​, ​em linhas gerais, ​melhoram o desempenho organizacional e permitem com que os gestores acompanhem melhor os processos entregando para os clientes melhores produtos e serviços. Desde de sua criação, em 1987, a norma vem se tornando cada vez mais necessária para as organizações, mas eu diria que nos últimos 10 anos tornou-se fundamental para as empresas que querem permanecer em determinados nichos de mercado.

Como a norma pode vir a contribuir para o crescimento de um empreendimento?

Com a implantação, a empresa irá ter uma longa lista de benefícios, tais como: maior controle do que acontece dentro de uma organização; melhoria de processos, produtos e serviços; gestão das não conformidades; acompanhamento do desempenho; planejamento estratégico; análise de riscos; planejamento para alcance de metas e muitas outras ações que vem a somar para garantir o desempenho com excelência do empreendimento.

A norma agora está mais focada em uma visão estratégica das organizações. A que você responsabiliza essa mudança?

O principal fator para essa mudança era que em muitas situações as empresas implantavam um Sistema de Gestão da Qualidade sem se preocupar com a sustentabilidade do seu negócio e isso não era bom. Com esse novo foco a norma força o empresário a rever os seus conceitos de administrar, que muitas vezes se resumia a realizar sem planejar e acompanhar. E agora, ao adotar o novo padrão normativo, os empreendimentos trabalham com a garantia de que podem alcançar melhores resultados e assim ter um negócio mais próspero e perene.

Toda empresa pode adotar o sistema de Gestão da Qualidade com a ISO 9001? Existe algum impedimento/exceção?

Qualquer organização pode adotar um SGQ, não existem exceções.

Como é o processo de implantação da Norma?

O processo de implantação pode ocorrer de diversas formas, a empresa pode implantar a Norma ISO 9001 de forma autônoma, ou seja, um grupo de pessoas dentro da própria organização interpreta a norma e implementa os seus requisitos dentro do empreendimento ou a empresa pode contratar uma consultoria para realizar esse trabalho. A consultoria vai fazer o diagnóstico da situação atual do negócio e vai trabalhar junto da organização no processo de implementação de cada requisito. Esse trabalho dura de seis a doze meses, dependendo de cada realidade e ao final a consultoria faz uma auditoria interna, onde em seguida é realizada a análise crítica do sistema de gestão para avaliar se a organização está pronta ou não para receber a auditoria de certificação. Durante esse processo ainda são construídos todos os processos necessários para o Sistema de Gestão da Qualidade e é feita a padronização das atividades dentro da empresa.

O que vem a ser o Escritório da Qualidade de uma empresa? Quem da empresa pode participar desse setor? Para o funcionário do setor da Qualidade, existe algum curso específico para que ele se capacite no assunto? Quais são os personagens dentro de um setor da Qualidade?

O Escritório da Qualidade é o setor da organização que cuida de toda documentação do Sistema de Gestão da Qualidade. É esse local que irá garantir a manutenção do sistema. Por lá são realizados a compilação de indicadores, acompanhamento de pesquisas de satisfação dos clientes, gerenciamento do processo de auditoria, dentre outras atividades.

Qualquer pessoa pode participar. Existem pós-graduações e cursos específicos, mas o básico seria que o funcionário participasse de um curso de interpretação da norma e de formação de auditor interno. O desejável é que ele ainda tenha um curso de formação de auditor líder na ISO 9001 na versão vigente, que agora é a 2015.

Os personagens necessários dentro de um sistema como esse é bastante diversificado. Em uma empresa menor é necessário pelo menos um coordenador. Já nas maiores, existe o gerente da qualidade, o coordenador, analistas e comitês que irão garantir a implantação e manutenção do Sistema de Gestão ao longo de toda a empresa.

Como funcionam as auditorias internas e externas? O que é auditado?

O processo de auditoria é uma avaliação, onde os auditores observam a documentação que foi construída no Sistema de Gestão. Eles avaliam essa documentação, evidências geradas, comparam as evidências contra um padrão normativo. Durante a avaliação os auditores podem encontrar conformidades e não conformidades.

O que vem a ser uma Não Conformidade? Como evitar que elas ocorram?

É o não atendimento a algum requisito. Requisito é aquilo que a empresa determinou que deve ser atendido pelo Sistema de Gestão da Qualidade. Por exemplo, a empresa escreve um procedimento dizendo que uma atividade deve ser realizada de determinada forma e um colaborador e realiza de uma forma diferente. A atividade não foi feita da forma como deveria. É uma não conformidade. A ISO 9001 diz que tem que existir um procedimento escrito para determinada atividade, e se a empresa não escreveu isso passa a ser uma não conformidade. E a maneira de evitar que casos como esse não voltem a ocorrer, é seguir o que foi determinado para o seu Sistema de Gestão.

Qual a validade do certificado da Norma?

O processo de certificação tem uma validade de três anos. E durante esse tempo, as empresas têm que passar no mínimo por auditorias anuais de manutenção com a certificadora e ao final desse período é necessário fazer uma auditoria de recertificação. Para que se consiga a recertificação, a empresa deverá ter mantido o Sistema de Gestão funcionando da maneira adequada. O que recomendamos é que a empresa trabalhe de acordo com o que foi previsto no Sistema de Gestão ao longo desse período, pois só assim será possível conseguir a renovação e a garantia da sua certificação por esses três anos.

Muito se fala na migração da nova versão da ISO 9001, o que ela acrescenta ao sistema?

Ela vem acrescentar essa visão estratégica para a organização. Muitas empresas não adotaram isso como uma prática, e não se tinha essa ideia de entender o contexto e quando não existe essa preocupação com o futuro muitas vezes as empresas quebram. É isso que temos acompanhado com a crise. Quem se planejou com uma visão estratégica, que é o que a ISO 9001:2015 está trazendo agora, está conseguindo passar por esse momento de turbulência. E é isso que a norma quer, que as pessoas comecem a se preocupar com a visão estratégica, analisando os riscos, definindo metas e planejando mudanças.

Como a RS2 pode auxiliar nesses processos, tanto o de implantação como o de migração?

A RS2 oferece um serviço de consultoria com vasta experiência, tendo em seu portfólio mais de 100 clientes certificados. Contamos com uma equipe preparada que irá auxiliar todo o processo, desde o diagnóstico até a indicação a certificação.

Lorena Moura-Jornalista
lorena@rs2.com.br